Dans cette déclaration de confidentialité, nous expliquons ce que nous faisons avec les données que nous obtenons à votre sujet via notre site et notre blogue.
1. Finalité et catégories de données
Nous pouvons collecter ou recevoir des informations personnelles pour un certain nombre de raisons liées à nos activités, notamment les suivantes :
1.1 Contact – Par téléphone, courrier, e-mail et/ou formulaires web
Les catégories de données suivantes sont collectées
Un prénom et un nom de famille
Un domicile ou une autre adresse physique, incluant le nom d’une rue et le nom d’une ville et son code postal
Une adresse e-mail
Un numéro de téléphone
Durée de conservation définie par la politique de conservation des données voir annexe.
1.2 Pour des paiements
Les catégories de données suivantes sont collectées
Un prénom et un nom de famille
Un domicile ou une autre adresse physique, incluant le nom d’une rue et le nom d’une ville et son code postal
Une adresse e-mail
Un numéro de téléphone
Leur durée de conservation est définie par la politique de conservation des données voir annexe ci-dessous.
1.3 Pour l’enregistrement d’un compte
Les catégories de données suivantes sont collectées
Un prénom et un nom de famille Nom du compte ou pseudonyme
Un domicile ou une autre adresse physique, incluant le nom d’une rue et le nom d’une ville et son code postal
Une adresse e-mail
Un numéro de téléphone
Leur durée de conservation est définie par la politique de conservation des données voir annexe ci-dessous.
1.4 Pour l’abonnement à nos infolettres
Les catégories de données suivantes sont collectées
Un prénom et un nom de famille Une adresse e-mail
Leur durée de conservation est définie par la politique de conservation des données voir annexe ci-dessous.
2. Sécurité
Nous nous engageons à la sécurité des données personnelles. Nous prenons les mesures de sécurité appropriées pour limiter les abus et l’accès non autorisé aux données personnelles. Cela garantit que seules les personnes nécessaires ont accès à vos données, que l’accès aux données est protégé et que nos mesures de sécurité sont régulièrement revues.
3. Gestions des modifications
Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité. Il est recommandé de consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité afin de prendre connaissance de toute modification éventuelle. De plus, nous vous en informerons dans la mesure du possible.
4. Accéder à vos données et les modifier
Si vous avez des questions, ou si vous voulez prendre connaissance des données personnelles que nous stockons à votre propos, veuillez nous contacter.
Le comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, ci- nommé, est composé de 3 membres:
– de la présidente du conseil d’administration
– du webmestre
– du responsable du réseau informatique
Le comité peut être contacté en utilisant les formulaires de notre page « contacts »
Annexe
Cette politique interne est un guide pour le comité Gestion de l’information dans sa gestion des données personnelles des membres. Il découle des règles de confidentialité de la société précisées au § 3.7 de son code d’éthique validé au CA du 27 août 2020.
Ce document, à l’indice v0, a été approuvé au CA du 2022-08-31. Il fait désormais partie des Politiques Internes de la SHP
1. Définition du droit à l’oubli
Le droit à l’oubli numérique, est une notion apparue récemment dans le contexte de la multiplication des données internet. Pour ce qui concerne la SHP, le droit à l’oubli des données numériques d’un membre consiste à effacer dans les bases de données de ses données personnelles à savoir :
– son adresse postale,
– son adresse courriel,
– ses coordonnées téléphoniques
– adresse postale
Remarque : avant l’effacement une liste « papier » des membres sera archivée au Centre de documentations et Archives
2. Quand appliquer cette règle d’effacement ?
Le comité de gestion de l’information chargé d’appliquer la procédure d’effacement des données d’un membre agit :
1- Dans les plus brefs délais, à la suite d’une demande de désinscription formulée par un membre, reçue par message ou le formulaire mis en place sur le site. Ses data sont alors effacées dans toutes les bases de données (des membres et des infos lettres).
2- Suite à son décès,
3- Une fois par an, en l’absence de renouvellement de son adhésion pendant 5 années consécutives.
Remarque : dans le dernier cas, ces données peuvent néanmoins subsister dans la base de données de la plate-forme d’envoi des infolettres.