Règlements généraux de la SHP

 

Approuvés par le conseil d’administration le 9 mars 2006
Matricule du Registraire des entreprises : 1163498992
Date de constitution par lettres patentes : le 7 février 2006

 

Article 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1 Dénomination sociale

La Société d’histoire et de généalogie du Plateau-Mont-Royal a été constituée par lettres patentes par le Registraire des entreprises le 7 février 2006

1.2 Siège social

Le siège social de la Société est situé à Montréal, selon les lettres patentes. Le conseil d’administration détermine l’adresse du siège social.

1.3 Non-discrimination

Tous les termes employés dans ces règlements sont non discriminatoires quant au sexe.

 

Article 2 – MEMBRES

2.1 Catégories

La corporation comprend trois catégories de membres, à savoir : les membres actifs, les membres associés et les membres honoraires.
2.1.1 Membre actif
Est membre actif de la corporation toute personne physique intéressée aux buts et aux activités de la corporation qui acquitte le montant de sa cotisation annuelle et auquel, sur demande à cette fin, le conseil d’administration accorde le statut de membre actif.
2.1.2 Membre associé
Est membre associé de la corporation toute corporation, association ou personne morale intéressée aux buts et aux activités de la corporation qui acquitte le montant de sa cotisation annuelle et à laquelle le conseil d’administration, sur demande à cette fin, accorde le statut de membre associé. Le membre associé peut déléguer un représentant aux assemblées générales qui aura droit de vote et pourra être élu au conseil d’administration.
2.1.3 Membre honoraire
Il est loisible au conseil d’administration, par résolution, de nommer membre honoraire de la corporation, toute personne physique ou morale qui aura rendu service à la corporation par son travail ou par ses donations, ou qui aura manifesté son appui pour les buts poursuivis par la corporation. Le membre honoraire ne paie pas de cotisation.

2.2 Conditions d’admissibilité

2.2.1 Critères généraux
Toute personne ou tout groupe intéressé par les objectifs de la Société ou désirant participer à l’organisation des activités, de la structure interne ou autre de la Société peut devenir membre de la Société.
2.2.2 Droits des membres en règle
Le membre en règle est celui qui a payé sa cotisation annuelle et qui s’engage à respecter les règlements de la Société. Il acquiert les droits suivants :
-Droit de parole aux assemblées générales.
-Droit de vote aux assemblées générales à l’exception des nouveaux membres depuis moins de 90 jours de la date de l’assemblée générale.
-Droit d’être informés des activités de la Société.
-Droit de demander la tenue d’une assemblée générale extraordinaire sur un sujet spécifique ou pour entériner la révocation d’un membre.
-Droit d’être élu au conseil d’administration.
2.2.3 Privilèges
Bénéficier de l’appui de la Société pour une recherche, l’organisation d’une activité ou autres actions se rapportant au mandat de la Société.

2.3 Cotisation annuelle

Les montants de la cotisation annuelle des membres actifs et associés sont fixés par le conseil d’administration et sont payables à la date et selon les modalités déterminées par ce dernier.

2.4 Suspension et radiation

Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, ou qui enfreint les règlements de la corporation, ou qui commet un acte jugé indigne, ou contraire ou néfaste aux buts poursuivis par la corporation.
Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion du membre, le conseil doit l’aviser par écrit de la date, de l’heure et de l’endroit de la réunion où doit être débattue la question, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre. La décision du conseil d’administration est finale et sans appel.

2.5 Démission

Un membre doit aviser par écrit le secrétaire ou le président de la Société de sa décision de démissionner.

 

Article 3 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

3.1 Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle statutaire des membres de la Société a lieu sur le territoire de la ville de Montréal, au lieu, au jour et à l’heure prescrits par le conseil d’administration, dans les 120 jours qui suivent la fin de l’année financière.

3.2 Assemblée générale extraordinaire

L’assemblée extraordinaire est convoquée par le secrétaire sur demande du conseil d’administration. Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins un dixième (1/10) des membres, qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée extraordinaire. À défaut par le conseil de convoquer et de tenir une assemblée extraordinaire demandée par les membres dans les vingt et un jours suivant la réception de la demande écrite, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite. Seuls les sujets mentionnés dans l’avis de convocation peuvent être traités au cours d’une assemblée extraordinaire.

3.3 Convocation

Le président convoquera les membres, par écrit, à l’assemblée générale au moins quinze jours avant la date fixée pour celle-ci. Un communiqué sera aussi envoyé dans les journaux locaux.

3.4 Quorum

Les membres votants présents forment le quorum de l’assemblée dûment convoquée.

3.5 Vote

Les membres actifs et associés en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis. Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par au moins ______ membres présents. À moins de stipulation contraire dans la Loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix exprimées.

3.6 Procédure d’élection

3.6.1. Président et secrétaire
L’assemblée nomme ou élit un président et un secrétaire d’élection qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être des membres de la corporation.
3.6.2 Mise en candidature
Tout membre de la corporation peut proposer :
a) sa propre candidature, ou
b) celle de tout autre membre ;
Chaque mise en candidature doit être communiquée au secrétaire de la corporation, accompagnée, s’il y a lieu, d’une confirmation écrite de la part du candidat de son acceptation de celle-ci, au moins une semaine avant la date de l’assemblée générale. La liste complète des candidats sera disponible aux membres au début de l’assemblée.
3.6.3 Procédure d’élection
Si le nombre de mises en candidature est égal ou inférieur au nombre d’administrateurs à élire, ces derniers sont élus par acclamation. Si le nombre de candidats est supérieur au nombre d’administrateurs à élire, les membres de la corporation devront choisir les administrateurs par voix de scrutin secret parmi les candidats en lice. Les électeurs devront inscrire sur un même bulletin de vote les noms candidats de leur choix. Les candidats ayant reçu le plus grand nombre de votes seront élus.

3.7 Vacance

Si un poste devient vacant au sein du conseil d’administration au cours de l’année, celui-ci nommera, jusqu’à la prochaine assemblée générale, un remplaçant choisi parmi les membres en règle de la Société.

 

Article 4 – CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.1. Éligibilité

Seuls les membres en règle depuis au moins trois mois avant la tenue de l’assemblée sont éligibles comme administrateurs de la corporation. Les employés de la corporation ne peuvent occuper des postes d’administrateurs, de même que deux personnes d’une même famille ou conjoints ne peuvent occuper des postes d’administrateurs en même temps. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles.

4.2 Composition

Le conseil d’administration sera composé de neuf membres dûment élus par les membres de la Société d’histoire et de généalogie du Plateau Mont-Royal à l’assemblée générale annuelle.

4.3. Élections

Les administrateurs [ou : la moitié des administrateurs] sont élus chaque année par les membres au cours de l’assemblée annuelle. Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection sera faite par scrutin secret à la pluralité des voix.

4.4 Obligations

Le conseil d’administration doit maintenir à jour et disponibles au siège social les registres corporatifs suivants : registre des membres, registre des administrateurs, les procès-verbaux, les états financiers, les lettres patentes et les règlements généraux.

4.5 Durée du mandat

La durée du mandat d’un administrateur est de deux ans. Lors de la première élection des administrateurs, trois d’entre eux sont élus pour un an et les quatre autres pour deux ans. L’année suivante, les administrateurs dont le mandat d’un an expire sont remplacés par des administrateurs élus pour deux ans. Par la suite, à chaque année, le mandat d’une partie des administrateurs expirera et il suffira d’élire pour les remplacer des personnes avec mandat de deux ans. Un administrateur, au CA, peut être réélu avec ou sans candidat en nomination.

4.6 Retrait d’un administrateur

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :
– présente par écrit sa démission au conseil d’administration;
– décède, devient insolvable ou interdit;
– perd sa qualité de membre;
– s’absente à trois réunions consécutives sans motif légitime.

4.7 Convocation

Le calendrier des réunions sera déterminé par le conseil d’administration et un rappel sera fait aux membres au moins sept jours avant la tenue de la réunion. En cas d’urgence, il est possible de convoquer une réunion dans un délai de 24 heures.

4.8 Quorum

Quatre membres du conseil d’administration doivent être présents pour former le quorum. Il peut être possible d’avoir recours à la réunion téléphonique ou autre support électronique.

4.9 Procès-verbal

Un procès-verbal doit être rédigé à chaque réunion du conseil d’administration. Une copie est acheminée par courriel ou autrement à chaque administrateur et aux membres qui en font la demande.

4.10 Rémunération et indemnisation

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Cependant, des frais de représentation peuvent être payés sur présentation de pièces justificatives et avec l’autorisation préalable du C.A.

4.11 Comités

Le conseil d’administration peut établir les comités qu’il considère nécessaires. Les comités peuvent être composés de membres du CA, de membres de la Société ou de travailleurs de la Société. La durée et le mandat de chaque comité sont déterminés par le CA.

4.12 Fréquence, avis, quorum et vote

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire, mais au moins quatre fois par année, sur demande du président ou de deux des membres du conseil. L’avis de convocation est donnée par courrier ordinaire, téléphone ou télécopieur au moins sept jours à l’avance. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, la réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. Le quorum de chaque réunion est fixé à la majorité (50% + 1) des administrateurs. Un quorum doit être présent pour toute la durée des réunions. Les questions sont décidées à la majorité simple des voix exprimées, le président ayant voix prépondérante au cas de partage des voix.

4.13 Résolution signée

Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une réunion du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

 

Article 5 – LES DIRIGEANTS

5.1 Procédure pour le choix des dirigeants

Les postes de président, vice-président, secrétaire et trésorier seront attribués par vote collégial des membres du C.A.

5.2 Responsabilités des membres du comité de direction

5.2.1 Président
Il surveille, administre et dirige les activités de la Société. Il signe généralement, avec le secrétaire, les documents qui engagent la Société. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration. Il préside les réunions du conseil d’administration et préside généralement les assemblées générales à moins que le conseil d’administration ou les membres nomment un autre président d’assemblée. Il assume la représentation externe de la Société et agit comme porte-parole. Il produit le rapport annuel de la Société. Il bénéficie d’un vote prépondérant en cas d’égalité des voix. Il siège de droit à tous les sous-comités formés par le conseil d’administration.
5.2.2 Vice-Président
Il remplace le président dans ses fonctions en l’absence de celui-ci. Il assiste le président dans son travail. Il peut remplir d’autres fonctions au besoin.
5.2.3 Secrétaire
Il convoque les réunions du conseil d’administration et celle de l’assemblée générale annuelle ou de toute assemblée générale extraordinaire. Il assiste à toutes les réunions du C.A. et conserve les comptes rendus des débats. Il distribue les procès-verbaux aux administrateurs. Il veille à la conservation des lettres et documents de l’année courante. Il tient à jour la liste des membres.
5.2.4 Trésorier
Il voit à la tenue des livres de comptabilité de la Société. Il signe, concurremment avec le président ou le secrétaire, tous les chèques de la Société pour payer les sommes autorisées. Il a la responsabilité de la petite caisse et du compte de banque. À chaque assemblée, il fait part des dépenses et des recettes encourues depuis la dernière réunion. À la fin de l’exercice financier, il dresse un rapport pour l’assemblée générale annuelle. Durant l’année, et sur demande expresse du conseil d’administration, une vérification peut être effectuée. À ce moment tous les livres de comptabilité, incluant tous les dossiers concernant le compte de banque et la petite caisse, seront rendus disponibles au vérificateur afin de permettre la vérification et les conciliations nécessaires.
Il prépare les prévisions budgétaires. En cas d’absence du trésorier, le conseil d’administration en nomme un temporairement.

5.3 Démission et destitution

Tout dirigeant peut démissionner en tout temps en remettant sa démission par écrit au président ou au secrétaire de la corporation ou lors d’une assemblée du conseil d’administration. Les dirigeants peuvent être remplacés ou révoqués en tout temps par le conseil d’administration, sauf convention contraire par écrit.

 

Article 6 – FINANCES

L’exercice financier de la Société commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

 

Article 7 – SIGNATAIRES

7.1 Les contrats, documents, chèques ou autres écrits requérant la signature de la Société seront au préalable approuvés par le conseil d’administration.
7.2 Les trois membres du CA autorisés à signer les effets bancaires seront désignés par le conseil d’administration et deux signatures sur trois seront obligatoires.

 

Article 8 – AMENDEMENTS

Ces règlements peuvent être amendés lors de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale extraordinaire convoquée dans ce but. La ou les propositions d’amendement doivent être soumises par écrit au conseil d’administration au moins trois semaines avant telle assemblée. Après étude, le CA décidera ou non d’adopter les amendements et le cas échéant, les présentera à l’assemblée générale pour approbation aux deux tiers des voix exprimées par les membres présents.

 

Article 9 – DISSOLUTION DE LA SOCIÉTÉ

En cas de liquidation, dissolution ou de distribution de ses biens, tous les biens restants après le paiement des dettes ou obligations de la Société seront remis à un organisme poursuivant des fins similaires ou à la Bibliothèque nationale du Québec.

 

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